O tych wyzwaniach podczas Forum Ekonomicznego w Karpaczu mówił Marcin Klepacki z Instytutu Łączności - Państwowego Instytutu Badawczego. W centrum jego wypowiedzi znalazła się szczególna rola instytutów badawczych jako zaufanej trzeciej strony łączącej administrację publiczną ze światem technologii i biznesu.
Nie tylko „jak kupować”, ale przede wszystkim „co kupować”
Dyskusja o zamówieniach publicznych bardzo łatwo koncentruje się na procedurach: terminach, trybach, odwołaniach, kryteriach czy dokumentacji. Marcin Klepacki zwrócił uwagę na jeszcze jeden poziom tego problemu.
„Było mówione o tym, jak prowadzić, jak kupować, natomiast ja jestem trochę bardziej po stronie tego, co kupować”
– podkreślił.
Z perspektywy instytutu badawczego pytanie „jak kupować?” jest rówwnie ważne, jak pytanie „co właściwie należy kupić?”.
To szczególnie istotne w przypadku technologii cyfrowych. Niewielki urząd czy jednostka samorządu terytorialnego może prowadzić zaledwie kilka postępowań technologicznych rocznie. Trudno oczekiwać, aby dysponowała przy tym zespołem specjalistów zdolnych szczegółowo zweryfikować każde rozwiązanie pod względem technicznym, bezpieczeństwa, interoperacyjności czy perspektyw dalszego rozwoju
- mówił Dyrektor Marcin Klepacki.
I właśnie tutaj pojawia się przestrzeń dla instytutów badawczych.
Zaufana trzecia strona
Instytut badawczy może być neutralnym mechanizmem pomiędzy administracją a biznesem.
Z jednej strony administracja definiuje potrzeby, które chce zaspokoić. Z drugiej, rynek oferuje technologie i konkretne produkty. Pomiędzy nimi potrzebny jest jednak podmiot zdolny zweryfikować dostępne możliwości nie z perspektywy interesu konkretnego dostawcy, ale rzeczywistych potrzeb zamawiającego
- tłumaczył Klepacki.
Taka rola nabiera szczególnego znaczenia właśnie w zamówieniach cyfrowych. Technologie rozwijają się bardzo szybko, zmieniają się ich możliwości, ceny i modele wykorzystania. Wiedza techniczna staje się więc jednym z warunków prowadzenia racjonalnej polityki zakupowej.
Nie kupujmy produktu. Rozwiążmy problem
Jedną z najważniejszych tez wystąpienia było odejście od myślenia o zamówieniu wyłącznie przez pryzmat konkretnego urządzenia czy technologii.
Administracja nie zawsze powinna zaczynać od stwierdzenia: „chcę kupić określony system”.
Punktem wyjścia może być problem. Marcin Klepacki przywołał przy tym prosty przykład: urzędnik nie musi wiedzieć, jakiego konkretnie systemu potrzebuje. Może natomiast określić rezultat, który chce osiągnąć.
Takie podejście otwiera zamówienia na innowacje i konkurencję. Zamiast z góry wskazywać konkretną technologię, administracja określa efekt, którego potrzebuje. Dostawcy konkurują wtedy nie tylko ceną produktu, ale przede wszystkim jakością rozwiązania konkretnego problemu.
Technologia nie czeka na procedury
Jest jednak jeszcze jedno wyzwanie. Rynek cyfrowy potrafi zmienić się w czasie, w którym trwa samo postępowanie.
Zmieniają się ceny, dostępność komponentów i możliwości technologiczne. Rozwiązanie aktualne w momencie przygotowywania dokumentacji rok później może już nie odpowiadać temu, co oferuje rynek.
Dlatego podczas panelu wielokrotnie powracał temat większej elastyczności zamówień publicznych, dialogu z rynkiem, konsultacji oraz wykorzystywania takich narzędzi jak dynamiczne systemy zakupów.
W dyskusji zwracano uwagę, że wstępne konsultacje rynkowe pozwalają wcześniej zidentyfikować ryzyka, zaktualizować wiedzę o rynku i ograniczyć problemy już na właściwym etapie postępowania.
W sektorze ICT ma to szczególne znaczenie. Tu technologia potrafi zmienić się szybciej niż specyfikacja przygotowana do jej zakupu.
Cyfryzacja zamówień to coś więcej niż dokument w komputerze
Samo przeniesienie dokumentów z papieru do systemu elektronicznego nie oznacza jeszcze pełnej cyfryzacji procesu. Znacznie większy potencjał tkwi w wykorzystaniu danych.
Systemy cyfrowe mogą pomagać w wychwytywaniu anomalii, analizowaniu zachowań uczestników rynku czy identyfikowaniu powtarzających się problemów w postępowaniach.
Cyfryzacja może więc nie tylko przyspieszać obieg dokumentacji, lecz także dostarczać administracji wiedzy potrzebnej do poprawiania całego systemu zamówień publicznych.
Sandbox dla technologii
Szczególnie istotnym problemem pozostaje wdrażanie innowacji.
Nowatorskie rozwiązanie może powstać w ramach projektu badawczego, ale później napotkać barierę wejścia na rynek. Zamawiający oczekują bowiem doświadczenia, referencji i wcześniejszych wdrożeń. Tyle że technologia naprawdę innowacyjna z definicji takich wdrożeń może jeszcze nie mieć.
Powstaje paradoks: rozwiązanie jest nowe, więc nie posiada referencji, a bez referencji trudno je wdrożyć po raz pierwszy.
Jak zauważył Marcin Klepacki,
"może dojść do sytuacji, w której „powstaje genialne, innowacyjne rozwiązanie, ale […] nikt nie wdroży innowacyjnego rozwiązania, bo trzeba mieć pięć wdrożeń referencyjnych”.
Tu również Instytut Łączności może odegrać ważną rolę.
Jednym z zaproponowanych rozwiązań może być tworzenie technologicznych sandboxów - przestrzeni, w których nowe rozwiązania można przetestować, zweryfikować i skonfrontować z realnymi potrzebami administracji oraz rynku, zanim staną się elementem dużych wdrożeń.
Jak określił to przedstawiciel IŁ-PIB, instytut badawczy może być miejscem, w którym powstaje „sandbox technologiczny, nie legislacyjny”, pozwalający połączyć świat badań z praktycznym wykorzystaniem nowych rozwiązań.
Instytut pomiędzy nauką, administracją i biznesem
Dyskusja w Karpaczu pokazała, że cyfrowa transformacja państwa nie zależy wyłącznie od wysokości budżetów przeznaczanych na technologie.
Potrzebne są również kompetencje pozwalające te technologie właściwie wybierać.
W świecie coraz bardziej złożonych systemów cyfrowych administracja nie zawsze musi sama posiadać wszystkie kompetencje techniczne. Powinna jednak mieć dostęp do wiarygodnego, niezależnego zaplecza eksperckiego.
I właśnie w tym miejscu swoją rolę widzi Instytut Łączności - Państwowy Instytut Badawczy: rolę podmiotu łączącego wiedzę naukową z praktyką, zdolnego pomagać w ocenie technologii, definiowaniu wymagań i budowaniu rozwiązań odpowiadających na rzeczywiste potrzeby państwa.